Administración

Concepto y contenido

La administración es el conjunto de las funciones y procesos básicos (planificar, organizar, dirigir y controlar) que, realizados convenientemente, son necesarios para llevar a cabo de forma eficiente y eficaz las actividades de la organización.

1- Conjunto de funciones y procesos. Las funciones o procesos básicos no se presentan en la realidad de forma perfectamente delimitada y clara, sino de forma continua, donde las diferentes funciones se confunden y se mezclan. Funciones continuas y secuenciales.

2- El proceso de la administración no es el resultado del azar, sino al contrario, debe ser realizado convenientemente. Requiere intervenciones acertadas y estudiadas para conseguir los resultados esperados en base a los objetivos previstos.

3- Eficacia y eficiencia. Se habla de eficacia una vez que se han alcanzado los objetivos propuestos y se habla de eficiencia para citar la relación entre los recursos que se utilizan y el resultado que se obtiene. La mejor organización es la que logra ser eficaz y eficiente, es decir, la que fija metas correctas y las alcanza utilizando sus recursos de forma óptima.

Funciones de la administración

A) Funciones continuas. Son aquellas que no se adscriben a una secuencia particular de desempeño, sino que se desarrollan durante todo el proceso de gestión. Son intrínsecas a las funciones secuenciales. Están referidas a la resolución de problemas y toma de decisiones. Las funciones continuas son:

• Análisis de problemas. El administrador, ante los sucesos que le acontecen en su gestión diaria, opera reuniendo datos, informaciones y hechos a fin de encontrar las soluciones más convenientes.
• Toma de decisiones. Es la función mediante la cual el administrador elige una o más alternativas, tras haber analizado el campo de las opciones posibles y su contribución a la resolución del problema o problemas que afectan a su unidad.
• Comunicar. A través de esta función el administrador intenta conseguir y asegurar la comprensión de todas las personas implicadas en la ejecución de la alternativa elegida.

B) Funciones secuenciales. Se realizan en un cierto orden lógico, de forma que la realización de una permite emprender la siguiente. Las funciones secuenciales son las siguientes:

• Planificación. Consiste en la fijación de las metas de la organización y del modo de alcanzarlas (planes). Abarca dos partes: saber dónde queremos ir y desarrollar la forma en que podemos ir. Existen muchos tipos de planes de distinta naturaleza y amplitud. Estos deben ser jerarquizados.
• Organización. Consiste en ensamblar y coordinar los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, los cuales son necesarios para lograr las metas. Los administradores han de adecuar la estructura de la organización a sus objetivos y recursos.
• Dirección. Consiste en influir en las personas de la organización para que aporten su máximo esfuerzo de trabajo. Cuando la organización conoce sus metas y cuenta con la estructura material y humana para alcanzarlas, necesita ejercer el liderazgo para conseguir que las personas dirijan sus esfuerzos hacia el logro de algún objetivo común.
• Control. Su finalidad es verificar la adecuación de las actividades emprendidas a las metas planeadas, para la detección y corrección de desviaciones significativas. La planificación, organización y dirección no son garantía de éxito. El control supervisa el progreso y ejecuta los cambios necesarios. El control nos sirve para confiar en que si existe algún problema será detectado por los mecanismos introducidos, indicándonos donde está el error, para poder subsanarlo.