Administración por objetivos

Introducción y concepto

La administración por objetivos es un sistema de planificacion y contol que parte de dos principios básicos: la orientación a los resultados y el comportamiento y la motivación del individuo. La APO tiene como característica distintiva que los objetivos se establecen mediante un proceso que los lleva a descender desde lo más alto a lo más bajo. De esta manera, los objetivos generales de la organización se traducen en objetivos específicos para cada nivel o departamento. La APO funciona en un doble sentido ascendente- descendente. El resultado es una pirámide que une los objetivos de un nivel con otro. La APO consiste en un conjunto formal de procedimientos a través del cual un superior y un subordinado establecen conjuntamente los objetivos. Con la ayuda de un superior, cada miembro define su área de responsabilidad, fija sus objetivos y desarrolla medidas de actuación. Además, si el trabajador se siente motivado es más fácil que busque nuevas responsabilidades, pudiendo obtener los objetivos con una mayor antelación, lo que conlleva a mejoras tanto en productividad como en rentabilidad de la organización. Los programas de APO varían de una empresa a otra, de un departamento a otro. Algunas, por ejemplo, se centran en la planificación organizativa mientras que otros se orientan más a la motivación individual.

Etapas o fases

• FASE 1: Definición por objetivos. El superior transmite a los trabajadores las directrices establecidas por la alta dirección y lo que cada trabajador tiene que realizar. Estas premisas son los factores clave de resultados. A partir de esto, el subordinado desarrolla individualmente una lista de objetivos que reflejan sus obligaciones, y que va a ser supervisada y aprobada por el supervisor a partir de un acuerdo mutuo. Se busca un punto intermedio que comprometa a ambas partes. En esta etapa, el compromiso es algo fundamental para una correcta actuación.
• FASE 2: Desarrollo de planes de acción. Se lleva a cabo estableciendo las etapas necesarias para realizar todas las tareas y actividades que llevarán a la obtención de objetivos. Para ello, se establecen los recursos y el tiempo necesarios para cada acción. Lo llamativo de la APO es que los trabajadores tienen libertar para decidir qué tienen que hacer para conseguir los objetivos, cómo y cuándo realizarlo.
• FASE 3: Revisiones periódicas. Consiste en establecer un sistema de controles que supervise las acciones y determine si llevarán a la consecución de objetivos propuestos. Estas mediciones deben ser claras, simples, explícitas y dignas de confianza, tanto para el trabajador como para el superior. Esto no solo sirve para controlar al trabajador sino también para modificar los objetivos y las actuaciones a realizar.
• FASE 4: Evaluación anual de resultados. Esta revisión tiene una forma similar a las anteriores, pero en un aspecto más amplio y con un enfoque más integrado en el que se consideran todas las contribuciones individuales. La evaluación se realiza comparando los resultados con los estándares fijados entre un superior y un subordinado para reseñar las posibles desviaciones. Esta etapa señala las acciones incorrectas que se han realizado. Si existen muchas incorrecciones, se tendrá que modificar, si todo está bien se pasa a la siguiente etapa.
• FASE 5: Recompensas. El sistema de evaluación recoge un conjunto de incentivos que pueden ser económicos o no. Con esto se justifica el compromiso de los trabajadores, que observan que su esfuerzo es gratificado.

Como sucede con otros sistemas de control y planificación, la implantación de un programa por objetivos no está exenta de problemas como por ejemplo, se requieren habilidades gerenciales adecuadas relacionadas con la capacidad de delegar, motivar y liderar. No obstante estos problemas se pueden resolver con implicaciones positivas de la APO.

Bibliografía

• Sánchez Vizcaíno, Administración de empresas, editorial Pirámide.