Niveles de planificación

Entendemos por planificación al proceso de definir los objetivos de la organización, establecer una estrategia general para alcanzarlos y diseñar una serie de planes para coordinar las actividades (Robbins y Decenzo, 2002). Constituye un proceso de decisión mediante el cual se trata de decidir acerca de cómo se debe desarrollar la actividad de la empresa en el futuro; es un proceso de decisión anticipado.

Niveles de planificación

EL proceso de planificación se caracteriza por establecer unos niveles de actuación. Al igual que en el proceso de establecimiento de objetivos (desde los más globales a los más concretos). Para esto, se propone un modelo de niveles o fases de evolución de la planificación por las cuales tienen que pasar las empresas para realizar una correcta planificación. Los directivos encargados de la planificación deben establecer unos “puntos de partida” que fijen unas líneas generales de actuación que afecten a todos los trabajadores de la organización, denominados misión y visión. Una vez establecidos, los directivos proseguirán con la elaboración de los planes de la organización, centrándose en dos niveles: estratégico y operativo. Estos niveles de planificación se caracterizan por : el horizonte temporal que consideran, su alcance, su nivel de complejidad y el efecto que producen.

Misión y visión

La misión y visión son los primeros planes a desarrollar por el ápice estratégico, ya que establecen la razón de ser y hacia dónde se quiere dirigir la organización.

Visión

La visión es el enunciado deseado para el futuro de la organización. Siguiendo a Peter Drucker, la visión provee los cimientos para desarrollar una amplia declaración de la misión. Es la encargada de fijar el rumbo de la organización, de plantear nuevos retos, de servir de consenso a la hora de cualquier duda o de la coordinación de esfuerzos.

Características de la declaración de la visión:

• Debe encontrarse alineada y ser coherente con los valores, principios y la cultura de la organización.
• No debe ser fácil de alcanzar, pero tampoco imposible.
• Debe ser retadora, ambiciosa, pero factible.
• Debe ser realista (posible), teniendo en cuenta el entorno y su incertidumbre, los recursos de los que dispones la organización y sus reales posibilidades.
• Debe ser positiva, atractiva, alentadora e inspiradora, promover el sentido de identificación y compromiso de todos los componentes integrados en la organización. Constituye una fuerza vital y poderosa, pues significa beneficios para todos.
• Debe ser clara y comprensible para todos (fácil de seguir para los miembros de la organización)

Con esto, se puede decir que la visión debe ser breve, fácil de captar y de recordar e inspiradora. Es importante señalar que la formulación o declaración de la visión no es necesariamente un proceso democrático. Sin embargo, es más fácil identificarse con una visión desarrollada como resultado de un proceso grupal. Así, una vez establecida por la alta dirección, ésta debe ser conocida por todos los trabajadores de la organización, desde los niveles medios hasta los operarios, pasando por los socios estratégicos de la organización.

Misión

La misión es la imagen actual que enfoca los esfuerzos que realiza la organización para conseguir los propósitos fundamentales, indicando de manera concreta dónde radica el éxito de la empresa.

Requisitos que debe incluir una buena declaración de la misión:

• Motivadora. Inspiradora y alcanzable.
• Congruente. Consistente con lo que se hace y desea.
• Amplia. Dentro de una línea en la empresa, siempre siendo lo suficientemente específica y concreta para que sea fácil de comprender.
• Permanente. Debe estar orientada al propósito organizacional durante todas las fases de su ciclo de vida.
• Características de la declaración de la misión:
• Debe ser una declaración de actitud y de puntos de vista. A través de ella, la organización muestra sus principales características, atrayendo de esta forma a los distintos grupos de interés que la rodean. Además, debe conseguir un equilibrio entre el carácter general de los planes estratégicos y el carácter específico de las instrucciones a los empleados.
• Debe poseer una orientación al cliente, debiendo reflejar las expectativas de los mismos.
• Debe ser una declaración de la responsabilidad social. A través de la responsabilidad social, la organización resalta su filosofía administrativa y el pensamiento del ápice estratégico. Esta declaración es sumamente importante, pues en el siglo XXI se considera a la empresa responsable no solo de satisfacer los intereses de sus stakeholders, sino de otros grupos tales como ambientalistas o minorías.

Importancia de las declaraciones de la misión y la visión

Una buena declaración de la misión y visión conlleva una administración más eficaz, habiendo diversos estudios que argumentan que su implantación lleva a obtener mejor resultados financieros en las empresas. Muchas teorías recalcan que lo verdaderamente importante para el éxito de la misma no es su simple declaración, sino su grado de implantación y desarrollo por parte de los gerentes y empleados.

Planificación estratégica

Los planes estratégicos son aquellos en los que se establecen los grandes objetivos y líneas de acción de la organización. Se orientan hacia el futuro de la organización, integrando las demandas del ambiente externo y los recursos internos para alcanzar los objetivos organizacionales a largo plazo. Se puede decir que los planes estratégicos delimitan una extensión a largo-medio plazo (3-5 años). La responsabilidad de su establecimiento recae directamente sobre la alta dirección, apoyada en trabajadores de otros niveles de la organización.

Planificación operativa

En este nivel, la organización lleva a cabo los planes operativos. Son planes operativos son metas o acciones. En ellos, se incluyen las actividades y recursos necesarios para alcanzar los objetivos de la organización. Su complejidad es menor y los efectos repercuten normalmente en el departamento/área en el que se desarrollan. Su horizonte temporal es el corto plazo (<1 año). Están desarrollados a nivel de sección u operación, siendo su implantación responsabilidad de los trabajadores del departamento en cuestión.

Los planes operativos, derivados de los planes estratégicos, se agrupan en función de si agrupan actividades rutinarias o no.

Planes permanentes

Agrupan actividades rutinarias y recurrentes de la organización. Permiten a los organizadores el ahorro de tiempo tanto en planificación como en toma de decisiones, ya que establecen un modo de ejecución uniforme previamente establecido. Debido al dinamismo e incertidumbre del entorno, para que sean válidos se deben evaluar de forma periódica y continua, garantizando de dicha forma la eficiencia de los mismos. Se establecen 3 tipos de planes permanentes:

• Políticas: son declaraciones que sirven como guía para la toma de decisiones. Son genéricas y establecen las líneas de actuación generales para acometer un determinado problema, estableciendo límites de decisiones. Son establecidas formalmente por el ápice estratégico de la organización, aunque en ocasiones pueden surgir de forma informal en niveles más bajos de la organización.

• Procedimientos: son descripciones detalladas de para realizar una secuencia de acciones que ocurren de forma periódica; de esta forma, se consigue estandarizan la conducta ante una situación (no permiten un margen de actuación a la persona encargada de tomar la decisión).

• Reglas: son mandatos precisos que determinan el comportamiento o actitud que se debe tener en la organización ante determinadas situaciones específicas. Se trata del extremo opuesto a las políticas; mientras estas últimas son flexibles y orientativas, las reglas deben ser rígidas y estrictas, no admitiendo interpretaciones, siendo sancionadas en caso de no cumplirse.

Planes de uso único

Son planes elaborados con el objeto de ser usados una única vez, considerando la situación única, adaptándose a sus necesidades. Se establecen 2 tipos de planes de uso único:

• Programas: son un conjunto de acciones de estructura más compleja que un procedimiento. Se establecen en ellos la ejecución completa y detallada de las actividades a realizar, usando herramientas como: Gráfica de Gantt y método PERT-CPM. Dado su carácter único, poseen un cierto grado de autonomía e independencia en su realización. Son generales cuando implican a varios departamentos de la organización o específicos cuando se orientan a una sección en concreto.

• Presupuestos: son documentos expresados en términos cuantitativos y económicos, ya sean financieros o no, que exponen la correcta asignación de recursos para llevar a cabo las actividades y planes de la organización.

Bibliografía

• Bateman, T. S. y Snell, S. A. (2005). Administración. Un nuevo panorama competitivo (6ª edición). México: McGraw-Hill Interamericana.
• Manual de control de gestión. Madrid: Profit Editorial.
• Moyano Fuentes, J. y otros (2011). Administración de empresas. Un enfoque teórico-práctico. Madrid: Pearson Eduación.
• Nevado Peña, D. El control de gestión renovado. Factor humano y nuevos instrumentos de gestión empresarial. Madrid: Aeco Monografías.
• Robbin, S., y de Cenzo, D. (2002). Fundamentos de administración. México: Pearson Educación.
• Sánchez Vizcaíno y otros (2011). Dirección y administración de empresas. Madrid: Pirámide.