Obligaciones en materia contable en España
Tanto la legislación mercantil como la fiscal obligan al empresario a la llevanza de una contabilidad, adecuada a la actividad de la empresa. La finalidad es doble: por una parte, para permitir seguir las operaciones realizadas por la empresa, y, por otra parte, para confeccionar información de síntesis que sea útil para terceros. En este sentido:
- En el Código de Comercio se establece que todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios (artículo 25). Se trata de una obligación jurídica impuesta a todo empresario con independencia de cuál sea su tamaño, sector de actividad o forma jurídica.
- Desde una perspectiva tributaria, la normativa de determinados impuestos (fundamentalmente Impuesto sobre el Valor Añadido, Impuesto de Sociedades e Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas), establece como obligación accesoria, la de llevar y conservar los libros de contabilidad.
Esta obligación de llevar una contabilidad por parte de los empresarios se instrumenta a través de libros y documentos contables que deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras, ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, el reglamento o la práctica mercantil de general aplicación.
Para cumplir con los principios de fiabilidad y verificabilidad exigidos para la información contable, es preciso que todas y cada una de las operaciones registradas, así como cada una de las anotaciones practicadas en los registros auxiliares, se hallen soportados por un documento portador de la información a registrar y que justifique adecuadamente dicho registro, puesto que
la contabilidad no manifiesta ninguna operación, si no existe previamente un documento contable. Incluso los asientos que supongan corrección o rectificación necesitan de un justificante previo.
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1.Libros Contables y Empresarios Obligados
Tal y como se pone de manifiesto en el artículo 2 del Código de Comercio, se consideran comerciantes: los que, teniendo capacidad legal para ejercer el comercio, se dedican a él habitualmente y las Compañías mercantiles o industriales que se constituyeren con arreglo a este Código. Por lo tanto, debemos considerar la existencia de dos tipos de empresarios, el empresario persona física y el empresario persona jurídica. Es importante esta distinción en la medida en que los libros a los que están obligados a llevar la contabilidad según lo dispuesto en el Código de Comercio difieren. En este sentido: El artículo 25 del C. de Comercio establece que son obligatorios para todo empresario ya sea empresario persona física o jurídica los siguientes libros:
- Libro Diario: registro contable de carácter cronológico y analítico que recopila todas las operaciones diarias de la actividad. No obstante se permite la anotación conjunta de operaciones por periodos no superiores al mes.
- Libro de Inventario: registro contable periódico y sistemático que recoge una relación pormenorizada de las cosas y derechos pertenecientes al empresario.
- Cuentas Anuales, que a su vez comprende:
Balance: síntesis contable referida al cierre del ejercicio que refleja el patrimonio empresarial en un momento estático. Cuenta de Resultados: compendio de los resultados del ejercicio, expresándolos por la diferencia entre ingresos y gastos. Memoria: amplía y comenta la información anterior.
Por otra parte, tenemos que hacer referencia al Libro Mayor, no es obligatorio, aunque en la práctica se aconseja su uso. En él se recogen los mismos hechos que en libro diario, pero atendiendo no a la fecha de realización, sino a la cuenta que se ha visto afectada.
Para las sociedades mercantiles, esto es, para el empresario persona jurídica, será además obligatorio el libro de actas y el libro de registro de socios (artículo 26 C.Com):
- El Libro de Actas: en él se incluirán los acuerdos de los órganos de administración de la sociedad, las convocatorias, constituciones y decisiones que podrán ser suscritos bajo acta notarial.
- El libro de registro de socios, con él se pretende llevar a cabo un control exhaustivo de las personas que adquieren y pierden la condición de socio dentro de la entidad mercantil.
2.Nacimiento y final de la obligación de llevar libros y de conservarlos
La llevanza de la contabilidad es un deber inherente a la calidad de comerciante. Nace y termina simultáneamente con el principio y el fin del ejercicio profesional del comercio. En consecuencia, debe llevarse contabilidad desde el momento en que se inicia la actividad mercantil. Mientras ésta se desarrolla se mantiene esta carga y, finalizada esa actividad, cesa la carga de llevar contabilidad pero nace la carga de conservar los libros por el término de 6 años. Artículo 30 CCom.1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.
3.El principio del secreto contable
El deber de llevanza de contabilidad por parte del empresario, desempeña 2 funciones: Función interna: da respuesta al interés del empresario en conocer la situación de sus negocios para la correcta toma de decisiones. Función externa: satisface las exigencias de información de terceros o stakeholders. Concretamente: El Estado desea conocer los resultados del negocio del empresario por razones fiscales. En materia de sociedades, los acreedores de las mismas están muy interesados en la documentación reflejada en estos libros ya que en muchos casos, el patrimonio social es la única garantía con la que cuentan. Los propios socios están interesados en la exacta determinación de los beneficios o pérdidas sociales y en su caso, la forma de reparto de aquellos. Finalmente, los trabajadores se muestran interesados en conocer la contabilidad de la empresa para poder precisar con precisión los términos de sus convenios colectivos. Si bien la contabilidad de los empresarios es secreta, existen excepciones cuya necesidad es evidente, para lograr dar respuesta a los intereses mencionados:
- Erga omnes: existe un deber de publicidad de ciertos datos contables a través de Registros Públicos.
- Administraciones Públicas: por razones fiscales o por control de determinadas entidades por el sector en el que operan.
4.Valor jurídico y eficacia probatoria de los asientos contables
La adecuada tutela de los intereses anteriormente expuestos permite comprender que los asientos pueden servir como indicio para probar la existencia de un determinado acto o negocio. Su utilización en juicio se hará mediante:
- Comunicación: examen general de oficio o a instancia de parte, su objeto lo constituye el conjunto de libros, documentos contables, justificantes y correspondencia del empresario (Artículo 32.2 C.Com).
- Exhibición: examen parcial de oficio o a instancia de parte limitado a los asientos que tengan relación con la cuestión que se ventile (artículo 32.3 C.Com).
Los casos en los que se transige el secreto de la contabilidad del empresario, son limitados, se enumeran taxativamente en el Código de Comercio. Es en caso de sucesión universal, suspensión de pagos, quiebras, liquidaciones de sociedades o entidades mercantiles, expedientes de regulación de empleo, y cuando los socios o los representantes legales de los trabajadores tengan derecho a su examen directo. El valor probatorio de los libros de las empresas será el apreciado por los tribunales conorme a las reglas del Derecho, que como bien es sabido son:
- valoración libre, cuando se deja libre apreciación al juez para que tome la decisión de acuerdo con las reglas de la sana crítica.
- valoración legal: el juez se ve limitado en su decisión por normas existentes en el ordenamiento jurídico sobre la apreciación de pruebas.
