Presupuesto base cero

PRESUPUESTO EN BASE CERO

Presupuesto en Base Cero (en inglés Zero-Base Budget) es un proceso presupuestario aplicado en la gestión empresarial publicado por Peter A. Pyhrr en 1970, en la empresa Texas Instruments Inc. Es un proceso que exige a los gestores justificar detalladamente la totalidad de las partidas presupuestarias y su importe, identificando las actividades en grupos de decisión que son evaluados y ordenados en función de su prioridad.

Es un proceso de elaboración de presupuestos con el que se identifican los paquetes de decisión y se clasifican según su orden de importancia mediante un análisis de costo-beneficio. Se establecen programas, metas y objetivos para la toma de decisiones relativas a las políticas básicas de la organización, ya sea en empresas públicas o privadas.

El presupuesto en base cero tomó especial notoriedad gracias a la inclusión de este en la campaña electoral para la presidencia de los Estados Unidos por parte de Jimmy Cárter una vez implantado con éxito en el estado de Georgia cuando fue gobernador.

El presupuesto en base cero se elabora generalmente a partir de la estructura y cifras procedentes de ejercicios anteriores, aceptándose por buenos los gastos contenidos en dichos presupuestos, centrándose en las modificaciones y nuevos incrementos cuantitativos debido a la continua elevación de precios y costos. Es un proceso muy costoso y con información extemporánea, pero que ayuda a evitar vicios, repeticiones y obsolescencia. Proporciona información detallada acerca de los recursos económicos necesarios para lograr los resultados deseados, destacando la duplicidad de esfuerzos. Este tipo de elaboración de presupuestos resulta muy útil para actividades no productivas como comerciales, de calidad, de recursos humanos…

Los presupuestos en base cero generan dos problemas:

1. Necesidad de mucho tiempo de elaboración.
2. Genera un clima de desconfianza.

Los presupuestos en base cero aportan:

1. Mayor participación.
2. Identificación continúa de los centros de gasto.
3. Permite optimizar los costes.
4. Evita extrapolaciones injustificadas de gasto.

Los paquetes de decisión se evaluarán y clasificarán en orden de importancia mediante un análisis sistemático.Estos se pueden clasificar en:

• De eliminación mutua: aquellos que presentan distintas alternativas para realizar la misma actividad, eligiéndose la mejor, excluyendo los demás.
• De incremento: aquellos que presentan diferentes niveles de actividad, costo o beneficio. Su finalidad es la de identificar y presentar los paquetes de decisión en orden de importancia que puede ayudar a evaluar y determinar los niveles presupuestarios.

El presupuesto en base cero se desarrolla siguiendo las sucesivas etapas:

1. Definir la unidad de decisión, nivel institucional responsable de la ejecución de las actividades o funciones, que puede evaluar por sí mismo la evolución de estas, su costo y beneficio, así como someter a consideración superior la necesidad de iniciar nuevos programas de acción.
2. Determinación de los objetivos a conseguir por cada unidad de decisión. Entre estos se destacan la reducción de gastos, la optimización de la función costo-rendimiento y la correcta asignación de los recursos a los diferentes centros.
3. Formulación y clasificación de los paquetes de decisión, elemento fundamental de los presupuestos en base cero y radica en la identificación de una actividad, evaluar los costos y beneficios de aplicarla en distintos niveles. En esta etapa se evalúan las distintas alternativas para cumplir el mismo objetivo, especificar el por qué de no utilizarlas y las consecuencias de no realizarlas. Todo con el objetivo de presentar todos los elementos necesarios para tomar una decisión con respecto a la conveniencia de incluir una determinada actividad en el presupuesto. Se analizar detalladamente las distintas actividades, incluidas en los programas.
4. Establecer un orden de prioridades entre los paquetes de decisión, decidiendo cual aplicar.
5. Elaborar una adecuado mecanismo de control de gestión de la ejecución presupuestaria, incluyendo un control estricto sobre las actividades contenidas en el presupuesto.

Los Paquetes de decisión son documentos que identifican y describen una o varias actividades específicas para que la dirección pueda evaluarlos y clasificarlos comparándolos y jerarquizándolos con los de otras actividades que compitan por los mismos recursos y decidir cual es el más adecuado de cara a la obtención de unos determinados objetivos. Se han de incluir las consecuencias de no ejecutar esa función. Los paquetes de decisión requieren de un análisis pormenorizado de todas las funciones incluyendo alternativas, tendencias de costes, beneficios potenciales y recomendaciones que indiquen la intensidad y efectividad del trabajo a realizar para poder decidir su aprobación o rechazo. A continuación se muestra la estructura que han de contener los paquetes de decisión:

• Nombre del paquete
• División
• Departamento
• Clasificación
• Propósito
• Descripción de las actividades
• Logros y Beneficios
• Medición (evaluación cuantitativa del paquete
• Alternativas y consecuencias de no aprobar el paquete
• Decisión
• Fecha de preparación

REFERENCIAS

• Del Río González, Cristobal. El presupuesto. Cengage Learning.
• Hitt Black Porter. Administración. Pearson Education.
• Hussey, David E. Planeación Corporativa: Teoría y Práctica. N. J. PergamonPress.
• Alvarez, Fernando; Corona, Juan F, Diaz, Amelia. Economía Pública, Una Introducción. Ariel Economía.