Proceso de control

Definición

El control es un proceso que permite a los directivos medir, comparar y corregir las actividades de la organización con la finalidad de cumplir con los objetivos marcados y desarrollar adecuadamente los planes establecidos.

Etapas en el proceso de control

El proceso de control está compuesto por las siguientes etapas o fases:

1. Determinar puntos críticos de control. Los puntos seleccionados para el control se denominan críticos porque son factores restrictivos de una operación específica o factores que indiquen que se está llevando a cabo de una manera eficiente un plan o por el contrario no lo está realizando bien.
2. Establecer estándares o métodos para medir el desempeño. Un estándar o norma es un punto de referencia con el que se mide el desempeño real o esperado. Es la forma de cómo los objetivos pueden ser alcanzados por la organización, por el departamento o por una unidad funcional determinada.
3. Medición del desempeño. Consiste en conseguir información sobre el desempeño real para obtener una comparación con el estándar establecido. Se trata de analizar los resultados conseguidos y ver si concuerdan con las normas o estándares fijados. La medición ha de realizarse de manera anticipada para detectar desviaciones antes de que ocurran.
4. Detección de desviaciones. Consiste en comparar los resultados medidos con las metas o criterios establecidos con anterioridad.
5. Corrección de desviaciones. Puede llegar a ser la más importante ya que sino se corrigen las desviaciones que se detecten, no se pueden conseguir los objetivos previsto. Puede originar el cambio de los objetivos o la modificación de alguna de las variables relevantes para la organización.

Tipos de control

El control se puede clasificar dependiendo de varios criterios:

Según el momento: todo control intenta asegurar una correcta realización de la actividad y para que esto suceda se tiene que controlar antes, durante y tras la ejecución de la acción.

• Control a priori, previo o preventivo. Trata de prevenir las desviaciones en la calidad y cantidad de recursos utilizados en la organización. Nace de la observación de la realidad en la cuál se induce la existencia de perturbaciones que puedan alterar los resultados establecidos.
• Control concurrente. Vigila las operaciones en funcionamiento para asegurar que los objetivos están siendo ejecutados. Si la situación se ve deteriorada da lugar al incumplimiento de los objetivos finales.
• Control a posteriori, de retroalimentación o corrector. Se centra en los resultados finales, cuando la actividad ha sido ejecutada. Está basado en la retroalimentación que la empresa recoge a través de informes. Las medidas correctivas se orientan hacia la mejora del proceso para la adquisición de recursos o hacia las operaciones en sí.

Según el objeto de control: este criterio contiene tres posibilidades:

• Control burocrático. Este control pretende establecer previamente la forma de trabajar, lo que conlleva formalizar el comportamiento para evitar los posibles errores de actuación de los trabajadores. Se orienta hacia un control preliminar y concurrente.
• Control de clan. Consiste en un tipo de control informal y no quiere reglas escritas o medibles. Utiliza valores culturales para regular la conducta de los empleados de la organización. Se considera un control concurrente.
• Control de mercado. Emplea índices de productividad, cuotas de mercado, pecios o costes unitarios de producción para averiguar posibles ineficiencias en la organización. De esta forma, se controla con respecto a los competidores, estableciendo una manera de actuar en el mercado. Hace referencia a un control de retroalimentación.

Según el periodo de tiempo en el que se recoge la información se distinguen:

• Control a tiempo real. Trata de procesar información de manera continuada para detectar lo antes posible cualquier tipo de desviación y actuar de inmediato.
• Control diferido. Este tipo de control requiere un periodo de tiempo para que la información conseguida sea procesada para su verificación.

Según quién y cómo se ejerce contiene tres controles:

• Control directivo. Consiste en utilizar la autoridad del directivo y en el ejercicio de la supervisión directa para controlar los resultados y comportamientos de los individuos que se encuentren bajo su responsabilidad. Se basa en la comprobación de que los empleados están cumpliendo lo establecido por las normas o reglamentaciones.
• Control técnico. Este tipo de control no es establecido por una persona o un grupo, sino mediante un sistema.
• Control social. Un conjunto de personas ejerce este control sobre cualquier miembro. En el instante en el que una persona consiente las creencias y valores de un grupo, en parte está aceptando sus normas de comportamiento y los castigos o recompensas que resultan de la adaptación o no de las mismas.

Bibliografía

• Organización y Administración de Empresas (material docente); Gonzalo Sánchez Vizcaíno, Carlos A. Albacete Sáez, María Amparo Casado Mateos, Andrés J. Navarro Paule. Editorial: Copicentro.
• Administración de empresas; Gonzalo Sánchez Vizcaíno. Editorial: Copicentro.