Reingeniería de procesos

Concepto

La Reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos con el fin de alcanzar mejoras en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento como puede ser costes, calidad, servicio y rapidez. La Reingeniería implica comenzar de cero, olvidando todo lo que se hacia hasta el momento y proponiendo un nuevo sistema de actuación. Los procesos no son otra cosa, que un conjunto de actividades relacionadas entre sí, que transforman las entradas en productos o servicios.

¿Por qué llevar a cabo la reingeniería?

Segun "Hammer y Champy" los cambios se están provocando debido a las tendencias denominadas las 3C´s:

• Consumidores: ahora son ellos los que mandan, no son conformistas. Su posición es cada día más ventajosa, debido al acceso a una mayor información.
• Competencia: mucha mas competencia y de forma muy compleja.
• Cambio: tanto la competencia como los consumidores se encuentran en constante cambio, el cual se ha vuelto persistente.

Características de la reingeniería

1. Unificación de tareas en un equipo. se logra una reducción de plazos, a la vez que se mejora la calidad al evitarse errores.
2. Participacion de los trabajadores en la toma de decisiones. Los beneficios derivados son la reducción de los plazos y de los costes, al comprimirse las estructuras tanto vertical como horizontalmente.
3. Cambio del orden secuencial por el natural de los procesos. La finalidad perseguida por esta nueva forma de trabajar es la de ahorrar tiempo y lograr la mayor reduccion posible en plazos.
4. Realización de diferentes versiones de un mismo producto. Con ello se pretende dar fin a la estandarización y conseguir una mayor adaptación de dicho producto a las necesidades y gustos del cliente. Con esto contribuimos a conseguir una diferenciacion del resto.
5. Reducción de las comprobaciones y controles. Se trata de establecer un plan de evaluación y control que contemple solamente los controles que tienen sentido economico.
6. El responsable del proceso es el único punto de contacto.
7. Operaciones híbridas centralizadas/descentralizadas. Naturaleza dual.

Participantes: ¿Quién va a rediseñar?

• Lider: Un alto ejecutivo que autoriza y motiva el esfuerzo total de reingeniería.
• Dueño del proceso: Un gerente que es responsable de un proceso específico y del esfuerzo de reingeniería.
• Equipo de Reingeniería: Un grupo de individuos dedicados a rediseñar un proceso específico, que diagnostican y supervisan su reingeniería y ejecución.
• Comité Directivo: Un cuerpo formulador de políticas, compuesto de altos administradores que desarrollan la estrategia global de la organización y supervisan su progreso.
• Zar de Reingeniería: Un individuo responsable de desarrollar técnicas e instrumentos de reingeniería y de lograr sinergia entre los distintos proyectos de reingeniería de la compañía.

Instrumentos y técnicas

1. Visualización de procesos. Se trata de realizar un diseño concienzudo de todos y cada uno de los componentes del proceso objetivo. Se prevén las tareas elementales de cada proceso, los costes que este engendra, así como los plazos de cada fase.
2. Investigación Operativa (IO). Metodología que proporciona las bases empíricas para la toma de decisiones, además de ayudar a mejorar la entrega de servicios. Se desarrolla en 5 pasos básicos: identificación del problema, selección de la estrategia de solución, prueba de la estrategia y evaluación, difusión de los resultados y finalmente, la utilización de los resultados.
3. Gestión del Cambio. Herramienta casi imprescindible para evitar que la Reingenieria de Procesos fracase por la resistencia que presenta el factor humano.
4. Benchmarking. Se trata de analizar los puntos fuertes y debiles de los productos líderes en el mercado, con el fin de obtener la mayor información posible. Tambien se puede aplicar a la Reingenieria a la hora de estudiar las soluciones adoptadas por la competencia.
5. Infotecnologia. Esta es la herramienta básica y fundamental de la Reingeniería de Procesos basada en la tecnología.

Etapas para llevar a cabo la reingeniería de procesos

• Preparación: Definir las metas y los objetivos estratégicos que justifiquen la reingeniería y los vínculos entre los resultados de la reingenieria y los resultados de la organización.
• Identificación: El propósito de esta etapa es el desarrollo de un modelo orientado al cliente,identifica procesos específicos y que agregan valor. Aquí se incluye la definición de clientes, procesos, rendimiento, éxito, recursos, etc.
• Visión: La visión del nuevo proceso debe ser comprensible para todo el personal, debe ser motivadora e inspiradora.
• Solución: En esta etapa se produce un diseño técnico y un diseño cultural-organizacional de la empresa. La etapa de diseño técnico busca realizar la visión, especificando las dimensiones técnicas del nuevo proceso.
• Transformación: El propósito de esta etapa es realizar la visión del proceso implementando el diseño de la etapa anterior.

¿Cuándo aplicar RPE?

• Rendimiento de la organizacion por detrás de la competencia.
• Organizaciones en crisis.
• Conseguir el liderazgo, o mejorar el ya existente.