Sistema de Planificación, Programación y Presupuestación

Sistema de Planificación, Programación y Presupuestación

El Sistema de planificación, programación y presupuestación (en inglés Planning, Programming and Budgeting System) se desarrolló en el Departamento de Defensa de los Estados Unidos en la década de los sesenta, para disponer criterios efectivos que ayuden a gerencia en la toma de decisiones, asignación y distribución de los recursos físicos y financieros en los diferentes organismos públicos. A partir de 1965 comenzaría a aplicarse en los departamentos civiles y agencias estatales de Estados Unidos.

El sistema de planificación, programación y presupuestación es un método integrado de planificación y control que se define como el proceso en el cual los objetivos, recursos y su interrelación son considerados para obtener un programa de acción comprensivo y coherente para la organización en su conjunto. Este método de planificación y control tiene el objetivo de lograr una vinculación más real y permanente de los objetivos operativos y estratégicos de la organización. Está orientado a la identificación, planificación y control de proyectos que maximicen los resultados de la organización que los desarrolla a largo plazo.

El sistema de planificación, programación y presupuestación se compone de cuatro elementos:

• Plan estratégico: documento que indica las directrices y el comportamiento a través de las cuales una organización aspira a alcanzar sus objetivos o resultados. Es un plan cuantitativo (indica los objetivos numéricos de la organización) que manifiesta las políticas y las líneas de actuación para conseguir los objetivos. Los planes estratégicos han de estar limitados en el tiempo, siendo concretos y explícitos para que su puesta en marcha por parte de la organización sea exitosa. El horizonte temporal de los planes generales suele ser el largo plazo, aunque en la actualidad, este se ha reducido debido a la elevada volatilidad de los mercados.
• Programas: directrices que delimitan las formas de proceder (reglas generales) para coordinar tareas y secuencias de las actividades de una organización. Se pueden definir como una forma de disponer de criterios efectivos para la toma de decisiones, en la asignación y distribución de los recursos limitados de los organismos públicos y privados. Los programas regulan las actividades dentro de un amplio abanico de posibilidades de actuación en el desarrollo del proceso de cumplimiento de los objetivos de la empresa. Los programas pueden ser estratégicos, tácticos u operativos. El horizonte temporal de los programas suele ser el medio plazo, realizándose los primeros más a largo plazo y los últimos a corto.
• Presupuestos: planes de acción expresados en valores y términos financieros a cumplirse en un determinado periodo de tiempo. Los presupuestos ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización, son un mecanismo para la revisión de las políticas y estrategias de la empresa, miden el desempeño y presentan por anticipado los gastos en los que incurrirá la organización. El horizonte temporal de los presupuestos es el corto plazo debido a la evolución de los costes.
• Control: evalúa lo efectuado por la empresa para determinar si se ha realizado acorde a lo planificado. La medición del control clásica se realizaba sobre aspectos de la organización que ya habían ocurrido, control a posteriori. En la actualidad además del control a posteriori, las empresas suelen realizar un control previo así como uno concurrente. Los objetivos principales del control en el ámbito de la gestión empresarial son permitir la toma racional de decisiones, definir aspectos importantes a tener en cuenta y evaluar el resultado de las decisiones, actuando sobre las desviaciones corrigiendo los planes, programas y presupuestos.

Numerosas organizaciones tradicionalmente han seguido un proceso de planificación, programación, presupuestación, seguimiento (control a posteriori) y corrección de desviaciones, sin embargo el PPBS permite:

• Coordinar planes y objetivos presupuestarios de forma continua y rigurosa.
• Evitar despilfarros de recursos, debido al control continuo.
• Logra una gestión más eficaz ya que ofrece información de costes reales y realiza comparativas.

En definitiva el sistema de planificación, programación y presupuestación, ayuda a la organización a mejorar continuamente y actuar sobre las desviaciones en el momento en que se producen, obteniéndose una retroalimentación constante, lo que disminuye los costes de no calidad. Esto mejora la rentabilidad de las etapas de decisión y de la empresa en su conjunto.

REFERENCIAS

• Martner, Gonzalo. Planificación y Presupuesto por Programas. Siglo Veintiuno Editores.
• Iyanga Pendi, Augusto. Política Educativa: Naturaleza, Historias, Dimensiones y Componentes Actuales. Nau Llibres.
• Gruning, James E. Hunt, Todd. Dirección de Relaciones Públicas. Gestión 2000.com