Circulos de calidad

Concepto

El círculo de calidad se define como un pequeño grupo permanente y homogéneo, compuesto de cinco a diez empleados voluntarios, que pertenecen a la misma unidad orgánica (taller, oficina, servicio, lavoratorio...) y que realizan una tarea idéntica o similar en un área de trabajo común.

Están animados por el responsable jerárquico directo más próximo, y actuando siempre en relación con un animador, el círculo se reúne regularmente a fin de identificar, analizar y resolver problemas de su elección referidos a la calidad, la seguridad, la productividad, las condiciones de trabajo...etc., que los miembros encuentran en su propia actividad. Elaboran una solución gracias a la aplicación de una metodología muy precisa de resolución de problemas en grupo, que incluye el uso de instrumentos apropiados. Los miembros del círculo controlan la validez de esta solución y la someten a su aprobación por los responsables implicados, siguiendo su aplicación y resultados. Se les llama periódicamente para que presenten sus trabajos a la dirección.

Características

Varios aspectos caracterizan los círculos de calidad:

A) Los círculos de calidad son pequeños. El principio del trabajo en equipo subraya que estos deben componerse de cuatro o doce personas, de modo que cada uno pueda expresarse ampliamente en cada reunión. Ocho es el número mas adecuado. El número de intregantes idóneo varía dependiendo del autor, aunque debemos ser conscientes de que un círculo demasiado grande dificultaría la participación de todos los miembros del grupo, mientras que un círculo demasiado pequeño tendría problemas para llevar a cabo sus actividades en los plazos adecuados.

B) Todos sus miembros deben trabajar en un mismo taller o área de trabajo. Dicho taller o área de trabajo le da identidad al círculo.En un círculo donde los miembros realicen trabajos diferentes, es probable que surja el desinterés cuando el problema que se está tratando no guarda relación con el trabajo que se desempeña aunque los individuos desempeñen tareas similares en la organización. Si estos forman parte de áreas de trabajo diferentes pueden verse afectados por problemas distintos.

C) Participación voluntaria, lo que significa que todas las personas que trabajan en una fábrica u oficina tienen la oportunidad de unirse o no al grupo, de posponer sus ingresos, de retirarse y de afiliarse nuevamente. Los círculos se reunen, por lo general, una vez a la semana durante horas hábiles, aunque en este aspecto existe flexibilidad. La existencia de los círculos depende de la voluntad de sus miembros para reunirse. Los integrantes pueden declararse en receso; posteriormente, reiniciar su trabajo; reunirse uno o dos meses o durantes años, para solucionar uno dos o centenares de problemas. Los círculos generalmente se reunen en salas especiales de conferencias alejadas de su propia área de trabajo. La actividad del círculo de calidad forma parte integrante del trabajo de cada uno de los integrantes y no debe dar lugar a una remuneración adicional.

D) Los miembros trabajan bajo el mismo supervisor, que a su vez forma parte del círculo. Por lo general, aunque no siempre, el supervisor es también el jefe del ciruculo. Como tal debe moderar las discusiones y tratar de conseguir un consenso. El supervisor no imparte ordenes ni toma decisiones. Los miembros del circulo reunidos en grupo toman sus propias decisiones. Los círculos son aconsejados y orientados por un asesor que asiste a todas las reuniones pero que no es miembro del círculo. Los expertos técnicos y la gerencia, en general, brindan su ayuda a los círculos con su información y experiencia siempre que los miembros así lo soliciten. Si se intenta introducir el sistema de los circulos de calidad en algún departamento de la empresa sin el consentimiento ni la aprobación de la dirección general, el resultado puede terminar en fracaso.

E) Los miembros del círculo reciben una instrucción especial acerca de los reglamentos que atañen a su participación en un círculo de calidad, a la mecánica de dirigir reuniones y a la forma de formalizar las presentaciones e informes ante la dirección. La instrucción tambíen incluye las técnicas empleadas para solucionar problemas en grupo, tales como improvisación de ideas, analisis de causa y efecto, diagrama de flujo y análisis de Pareto.

F) Entre las actividades que llevan a cabo los círculos de calidad destacan: La identificación de problemas; prioridades respecto a los mismos; recoger, analizar y proponer solucíones a la dirección; ejecutar, seguir y evaluar el proyecto propuesto si ha sido aprobado. Estos problemas están relacionados con la mejora del puesto de trabajo, su equipamiento, la calidad en la prestación de los servicios, la mejora en la calidad de vida en el trabajo, la participación en las políticas y objetivos de la empresa y el aumento de la capacidad y conocimiento de los miembros del circulo.

Algunos de los temas que no se deben tratar son:

• Problemas de caracter económico o salarial.
• Problemas de tipo laboral.
• Problemas personales
• Problemas que afectar a la estrategia.
• Problemas de otras areas o departamentos.

Algunos temas que se suelen tratar:

• Mejora del puesto de trabajo.
• Mejora del equipamiento del puesto de trabajo.
• Mejora en calidad de los productos y prestación de servicios.
• Participación en las politicas y objetivos de la empresa.
• Aumento de la capacidad y conocimiento de los miembros del círculo.

Objetivos de los círculos de calidad

Según Alonso y Blanco (1990) se distinguen los siguientes objetivos en la consecución de un programa de círculos de calidad:

1. Aumentar la capacidad de la empresa para alcanzar los fines propuestos, particularmente el control y la mejora de la calidad de los productos y servicios que ofrece la organización
2. Proporcionar los factores motivacionales necesarios para la realización personal y poner las condiciones para que la participación en el trabajo constituya una experiencia humana satisfactoria.
3. Emplear al máximo y ampliar la capacidad de los individuos por medio de la formación y la participación, poniendo las condiciones para que el personal emplee la creatividad.

Metodología para la implantación

Las condiciones necesarias para implantar un círculo de calidad son:

• Interés de los empleados en el programa.
• Creencia de que su participación les beneficiará a ellos y a la organización.
• Participación formada en dinámica de grupos y en método de resolución de problemas.
• Formación de un comité de calidad que fije la política y planes de su implantación.
• Permitir que la participación sea voluntaria.

La metodología para la puesta en práctica comprende:

1. Diagnóstico de viabilidad: No tiene como objeto evaluar el estado de salud de la empresa en general, sino detectar si la empresa cuenta con las características necesarias para implantar los círculos de calidad.

1. Conducción y animación: Esta fase consiste en poner en práctica una estructura encargada de asegurar el comienzo y buen desarrollo de los círculos de calidad.

La estructura que se aconseja es esta:

Comité de calidad

Son los mandos intermedios y la alta dirección. Grupos responsables de distintos departamentos de la empresa cuya función es organizar, avalar, consolidar, difundir y formar a los facilitadores y animadores. Además de coordinar los distintos proyectos, divulgar las aportaciones y mantener la motivación y eficacia de los programas.

Facilitador o coordinador

El facilitador es el nexo de unión entre los círculos de calidad y entre el círculo y los directivos. Participan en la puesta en marcha del programa de calidad (motivan, ayudan y estimulan al personal). Además sirven de mediadores en los conflictos y ayudan y dotan de medios a los círculos.

Animador

El animador pertenece al grupo de personas y buscará opciones de mejora. Sus funciones básicas son:

• Asegurar el buen funcionamiento del grupo.
• Desarrollar la creatividad y entusiasmo del grupo.
• Colaborar en la elaboración del informe del circulo.
• Contribuir a formar a los miembros.
• Preparar el orden del día de las reuniones.
• Hacer que se cumplan las reglas y normas de conducta.
• Guíar en la aplicación de la metodología (analisis y resolución de problemas).

Metodología del funcionamiento

1. Elección del problema: consiste en la identificación y selección de problemas claves a estudiar, a partir de un conjunto de problemas planteados en función del interés que presente.
2. Analisis de causas: Consiste en la captación de la información necesaria para determinar las dimensiones del problema, así como el análisis e interpretación de la misma con el objeto de llegar a determinar sus posibles causas.
3. Proponer soluciones: Se seleccionan las causas mas importantes y deben surgir soluciones potenciales.
4. Elaborar un informe donde deben figurar las soluciones propuestas.

Para llevar a cabo estas fases, se utilizarán una serie de herramientas básicas para elaborar el informe.

Medición de los resultados de los círculos de calidad

La medición de los resultados de los círculos es esencial. La medición de los datos servirá como evidencia del éxito o de la aparición de aspectos críticos. La medición también genera feedback a los círculos de calidad, lo que ayuda a efectuar cambios y estimular la mejora.

Hay varias formas de tratar de averiguar la efectividad de los círculos empleando imformación objetiva. Los programas sobre medidas y estándares de calidad pueden ser implantados simultáneamente o, preferiblemente, con carácter previo a la iniciación del círculo. Estos programas proveen los índices de rendimiento y ratios de defectos necesarios para comparar el redimiento antes y después de implantar los círculos de calidad.

Bibliografía

• FUENTES, Mª DEL MAR; LLORENS, FºJAVIER: Gestión de la calidad empresarial. Ed. Ediciones Pirámide
• ISHIKAWUA(AUTOR SECUNDARIO): Práctica de los círculos de control de la calidad. Ed. Tecnologías de gerencia y producción (1989)
• PEIRO, J.MARIA(1993): Circulos de calidad. Ed. Eudema