Cuentas Anuales. Régimen jurídico

Las Cuentas anuales y su publicidad, fueron introducidas en nuestro derecho de sociedades al trasponer la Cuarta y la Séptima Directiva con la Ley 19/1989. Hoy en día cumplen una función muy importante en el tráfico mercantil como fuente de información de la situación patrimonial de las sociedades. Hasta entonces la única información registral de carácter patrimonial era el importe del capital social pero, con independencia de la mayor o menor cuantía de éste, es más relevante conocer sus concretos activos y pasivos para valorar (i) la solvencia patrimonial de la compañía o (ii) los riesgos y contingencias a los que la sociedad está sometida, y decidir, así, la contratación con la misma.

Las Cuentas Anuales pueden ser definidas como aquellos documentos contables (Balance, Estado de cambios en el patrimonio neto, Cuenta de pérdidas y ganancias, Estado de flujos de efectivo y la Memoria) referidos a cada ejercicio social que deben ser sometidos a la aprobación de la Junta General Ordinaria de socios.

El Informe de gestión no forma parte de las Cuentas Anuales pero siendo un documento independiente a las mismas también es objeto de depósito en el Registro Mercantil. Este documento debe contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación de la sociedad, junto con una descripción de los principales riesgos e incertidumbres a los que se enfrenta (art. 262. 1 LSC). Informará igualmente sobre los acontecimientos importantes para la sociedad ocurridos después del cierre del ejercicio, la evolución previsible de aquélla, las actividades en materia de investigación y desarrollo (I+D) y, las adquisiciones de acciones propias (art. 262.2 LSC). Las sociedades que formulen balance y Estado de Cambios en el Patrimonio Neto abreviados no estarán obligadas a elaborar informe de gestión (art. 262.3 LSC).

Respecto a la redacción, estructura y contenido de los documentos que integran las Cuentas Anuales habrá que estar a lo dispuesto no sólo en la LSC, sino también en el C.com. y en los modelos aprobados reglamentariamente.

Además de la función de información, a los socios y acreedores, que las Cuentas Anuales facilitan, las mismas permiten conocer, al menos a la fecha a la que las Cuentas vengan referidas, el cumplimiento de determinados preceptos societarios que exigen el mantenimiento de una determinada situación patrimonial (vgr. disolución obligatoria porque las pérdidas sitúen el importe del patrimonio neto por debajo de la mitad del capital social; cfr. art. 363.1.d. LSC).

Formulación de las cuentas anuales

Los administradores deben formular las Cuentas Anuales, el Informe de Gestión y la propuesta de aplicación del resultado, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social (art. 253.1 LSC). Las Cuentas Anuales y el Informe de Gestión deberán ser firmados por todos los administradores (no cabe la delegación en otro consejero para la formulación de las Cuentas por la importancia de las mismas en el ejercicio de sus funciones) y si faltare la firma de alguno de ellos se señalará en cada uno de los documentos en que falte, con expresa indicación de la causa.

Verificación de las cuentas anuales

La Verificación de las Cuentas Anuales y, en su caso, el informe de gestión supone que las mismas serán revisadas por un auditor de cuentas (art. 263 LSC) salvo que la sociedad pueda presentar balance abreviado (art. 257 LSC). Respecto a la obligación de verificación nos remitimos al apartado de Verificación de las Cuentas Anuales (remisión).

Aprobación de las cuentas anuales

Las cuentas anuales se aprobarán por la junta general. A partir de la convocatoria de la junta general, cualquier socio podrá obtener de la sociedad, de forma inmediata y gratuita, los documentos que han de ser sometidos a la aprobación de la misma, así como en su caso, el informe de gestión y el informe del auditor de cuentas. En la convocatoria se hará mención de este derecho. Salvo disposición contraria de los estatutos, durante ese mismo plazo, el socio o socios de la sociedad de responsabilidad limitada que representen al menos el cinco por ciento del capital podrán examinar en el domicilio social, por sí o en unión de experto contable, los documentos que sirvan de soporte y de antecedente de las cuentas anuales.

Aplicación del resultado. La junta general resolverá sobre la aplicación del resultado del ejercicio de acuerdo con el balance aprobado. Una vez cubiertas las atenciones previstas por la ley o los estatutos, sólo podrán repartirse dividendos con cargo al beneficio del ejercicio, o a reservas de libre disposición, si el valor del patrimonio neto no es o, a consecuencia del reparto, no resulta ser inferior al capital social. A estos efectos, los beneficios imputados directamente al patrimonio neto no podrán ser objeto de distribución, directa ni indirecta. Si existieran pérdidas de ejercicios anteriores que hicieran que ese valor del patrimonio neto de la sociedad fuera inferior a la cifra del capital social, el beneficio se destinará a la compensación de estas pérdidas.

Se prohíbe igualmente toda distribución de beneficios a menos que el importe de las reservas disponibles sea, como mínimo, igual al importe de los gastos de investigación y desarrollo que figuren en el activo del balance. En cualquier caso, deberá dotarse una reserva indisponible equivalente al fondo de comercio que aparezca en el activo del balance, destinándose a tal efecto una cifra del beneficio que represente, al menos, un cinco por ciento del importe del citado fondo de comercio. Si no existiera beneficio, o éste fuera insuficiente, se emplearán reservas de libre disposición.

Reserva Legal. En todo caso, una cifra igual al diez por ciento del beneficio del ejercicio se destinará a la reserva legal hasta que esta alcance, al menos, el veinte por ciento del capital social. La reserva legal, mientras no supere el límite indicado, solo podrá destinarse a la compensación de pérdidas en el caso de que no existan otras reservas disponibles suficientes para este fin.

Distribución de dividendos. En la SRL, salvo disposición contraria de los estatutos, la distribución de dividendos a los socios se realizará en proporción a su participación en el capital social. En la SA la distribución de dividendos a las acciones ordinarias se realizará en proporción al capital que hubieran desembolsado. En el acuerdo de distribución de dividendos determinará la junta general el momento y la forma del pago. A falta de determinación sobre esos particulares, el dividendo será pagadero en el domicilio social a partir del día siguiente al del acuerdo.

Cantidades a cuenta de dividendos. La distribución entre los socios de cantidades a cuenta de dividendos sólo podrá acordarse por la junta general o por los administradores bajo las siguientes condiciones. Los administradores formularán un estado contable en el que se ponga de manifiesto que existe liquidez suficiente para la distribución. Dicho estado se incluirá posteriormente en la memoria. La cantidad a distribuir no podrá exceder de la cuantía de los resultados obtenidos desde el fin del último ejercicio, deducidas las pérdidas procedentes de ejercicios anteriores y las cantidades con las que deban dotarse las reservas obligatorias por ley o por disposición estatutaria, así como la estimación del impuesto a pagar sobre dichos resultados.

Restitución de dividendos. Si la distribución de dividendos (o de cantidades a cuenta de los mismos) incumple lo dispuesto en la LSC deberá ser restituida con el interés legal, si la sociedad prueba que los perceptores conocían la irregularidad o no podían ignorarla.

Depósito y publicidad de las cuentas anuales

Depósito de las cuentas. Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas. Los administradores presentarán también, si fuera obligatorio, el informe de gestión y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría o ésta se hubiera acordado a petición de la minoría. Si alguno o varios de los documentos que integran las cuentas anuales se hubieran formulado en forma abreviada, se hará constar así en la certificación, con expresión de la causa. En plazo legalmente establecido, el Registrador calificará bajo su responsabilidad si los documentos presentados son los exigidos por la ley, si están debidamente aprobados por la junta general y si constan las preceptivas firmas. Si no apreciare defectos, tendrá por efectuado el depósito, y en caso contrario la sociedad deberá subsanar los defectos. El Registro Mercantil deberá conservar los documentos depositados durante el plazo de seis años. Cualquier persona podrá obtener información del Registro Mercantil de todos los documentos depositados.

Cierre registral. El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a que se refiere este capítulo dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista Se exceptúan los títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa. Régimen sancionador. El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a que se refiere este capítulo, también dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, previa instrucción de expediente conforme al procedimiento establecido reglamentariamente, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros. La sanción a imponer se determinará atendiendo a la dimensión de la sociedad, en función del importe total de las partidas del activo y de su cifra de ventas, referidos ambos datos al último ejercicio declarado a la Administración tributaria. Estos datos deberán ser facilitados al instructor por la sociedad; su incumplimiento se considerará a los efectos de la determinación de la sanción. En el supuesto de no disponer de dichos datos, la cuantía de la sanción se fijará de acuerdo con su cifra de capital social, que a tal efecto se solicitará del Registro Mercantil correspondiente. En el supuesto de que los documentos a que se refiere este capítulo hubiesen sido depositados con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento. Las infracciones a que se refiere este artículo prescribirán a los tres años.