Plan operativo

Los planes operativos son los objetivos o metas, y acciones específicas para unidades pequeñas de la organización (ya sea una empresa, una institución o una oficina gubernamental). Estos planes especifican las actividades y recursos que son necesarios para alcanzar cualquier tipo de objetivo. También son considerados como la expresión detallada de un plan estratégico. Son los menos complejos y sus efectos directos no suelen incidir más allá del departamento para el que se desarrollan. Se realizan a niveles de sección u operación, dictando las actividades que debe desarrollar cada uno de los empleados y subordinados del departamento en cuestión en el trabajo cotidiano. Su horizonte temporal es a corto plazo, alcanzando desde el momento en que se encuentra la organización hasta no más allá del año, por lo que también suelen ser denominado plan operativo anual o POA. Todos los planes de la empresa, incluido el operativo, deben ser coherentes entre sí y estar coordinados.

Objetivos

• Buscar la unidad de la conceptualización y presentación de los programas de trabajo, permitiendo realizar estudios comparativos entre las actividades que realizan las diferentes unidades administrativas de la organización.

• Evaluar los beneficios y los costes de cada programa, permitiendo con ello fijar prioridades de acción.

• Estudiar el grado de compatibilidad y consistencia interna de cada programa, a través de la relación de las metas cualitativas y cuantitativas con el resultado final de las tareas realizadas.

• Establecer coeficientes de rendimiento de los recursos para medir la eficiencia con que se utilizan y determinar la consistencia entre las metas y los medios empleados para lograrlas.

• Identificar y medir los costes de los resultados finales, tanto unitariamente como a nivel general, facilitando la integración del presupuesto anual.

• Desarrollar una herramienta que facilite la contabilización de los gastos y la generación de estados financieros que permitan la evaluación económica y global de la organización.

Tipos de planes operativos

Los planes operativos son sensibles a una división. Según sirvan para planificar actividades rutinarias o no rutinarias, se dividen en permanentes y de uso único respectivamente.

Planes permanentes

Cuando las actividades de una organización se repiten varias veces, una sola decisión o un conjunto de decisiones pueden guiarlas adecuadamente. Una vez establecidos, los planes permanentes permiten a los administradores ahorrarse el tiempo empleado en la planificación y toma de decisiones, porque las situaciones semejantes se manejan de modo uniforme y según se estableció previamente. Sin embargo, puede darse el caso de que los planes permanentes resulten desventajosos, ya que comprometen al administrador con decisiones anteriores que posiblemente ya no sean adecuadas. Por tanto, es importante que se evalúen periódicamente con el fin de garantizar su eficiencia. Los tipos principales de planes permanentes son las políticas, procedimientos y reglas.

- Las políticas son declaraciones explícitas (o no) que guían y orientan el pensamiento y la acción en la toma de decisiones. Son orientaciones genéricas que definen en líneas generales el curso de acción a seguir cuando se presenta determinado tipo de problema, y establecen los límites de las decisiones, especificando aquellas que pueden tomarse y excluyendo aquellas que no se permiten. De este modo se encauza el pensamiento de los miembros de la organización para que sea compatible con los objetivos de ésta. Generalmente son establecidas de manera formal y deliberada por los administradores de la alta dirección, aunque también pueden surgir informalmente en niveles inferiores de la organización a partir de un conjunto de decisiones que en relación al mismo tema se han venido tomando durante un período. En cierto modo, las políticas expresan la filosofía directiva, el sistema de valores y la cultura organizacional asegurando de este modo la consistencia del comportamiento directivo, su cohesión y su uniformidad. En definitiva las políticas ayudan a decidir antes de que una cuestión se concierta en un problema (resuelven conflictos); evitan tener que analizar la misma cuestión cada vez que se repite la situación que la origina; contribuyen a la unificación de otros planes, y permiten la posibilidad de delegar la autoridad y a la vez mantener el control.

- Un procedimiento es una descripción detallada para realizar una secuencia de acciones que ocurren a menudo. Los procedimientos tratan de reducir a su mínima expresión las posibilidades de error y, para ello, definen con precisión el comportamiento a seguir. Se caracterizan por la no concesión de autonomía a la persona que toma las decisiones.

- Las reglas se consideran mandatos precisos que determinan la disposición, la actitud o el comportamiento que deben observarse en situaciones específicas. Es característico de este tipo de plan permanente la rigidez, y la sanción en caso de que no se cumpla.

Planes de uso único

Son planes realizados con el objeto de ser usados una sola vez, de acuerdo con las necesidades de una determinada situación que se presenta como única y excepcional. Los principales tipos de planes de uso único son los programas y los presupuestos.

- Un programa es un plan de acción encaminado a la consecución de un objetivo específico en el que se detallan la secuencia de actividades, el tiempo requerido para efectuarlas, así como la asignación de los responsables de su ejecución y de los recursos a emplear. Suelen tener cierto grado de autonomía e independencia a la hora de su realización.

- Un presupuesto es un documento expresado en términos económicos, financieros o no financieros, que muestra la asignación de recursos para llevar a cabo los planes y las actividades de la organización.

Bibliografía

SÁNCHEZ VIZCAÍNO, ALBACETE, BARRALES Y OTROS. "Administración de empresas". Editorial Pirámide. ALBACETE SÁEZ. "Dirección y Administración de Empresas". Editorial Godel.