Planificación

La planificación. Definición y conceptos

Hacemos referencia a planificación como el proceso de establecimiento de objetivos o resultados a lograr, de los medios para alcanzarlos y del plazo temporal en el que deben de ser realizados. La planificación se plasma en los planes. Definimos plan como una guía que establece a qué situación se deberá conseguir, lo que debe de realizarse para alcanzarla y los resultados que se llevarán a cabo en ese esfuerzo.

También saber que, un plan eficaz también debe mostrar una previsión de los medios de control de consumo de los recursos para asegurarse que se alcancen los objetivos. Como beneficios específicos de la planificación nos encontramos:

• Permite la coordinación de esfuerzos.
• Facilita la preparación para el cambio. Planes de contingencia.
• Ayuda a evaluar el progreso.

Elementos fundamentales de un plan

De esta forma, los mecanismos primordiales de los planes son: objetivos, acciones y medios de control.

• Los objetivos y metas especifican las situaciones futuras que el gerente espera lograr. Son, en definitiva, fines concretos, normalmente cuantificables y con un horizonte temporal delimitado, a los que se dirige la actividad de una organización.
• Las acciones son los medios o actividades determinadas planificadas para obtener los objetivos. Estas plantean el cómo se han de conseguir los fines.
• Los recursos son restricciones a los cursos de acción. Un plan debe especificar las clases y cantidades de recursos requeridos, así como las fuentes potenciales de las que provendrán.
• La implantación del plan se refiere a la determinación de los medios y formas de ejecutar los cursos de acción para alcanzar los objetivos.
• Por último, el control se refiere a la implantación de sistemas que manifiesten las desviaciones que se produzcan en relación a lo planificado.

Actitudes con respecto la planificación

Podemos encontrar varias perspectivas para llevar a cabo la planificación, dependiendo de la orientación que se le quiera dar a ésta. De esta forma podremos encontrarnos con los siguientes tipos de planificación:

• Planificación reactiva. Con este tipo se intenta recuperar o volver una situación anterior ante un determinado cambio o perturbación. Se favorece de las experiencias ya ocurridas.
• Planificación inactiva. Se intenta operar para que todo continúe igual, evadiendo los cambios y, en temporadas de crisis, se intentará eliminar la amenaza y no su causa.
• Planificación proactiva. Busca prever el futuro y lograr que la organización esté lista para hacer frente al mismo, beneficiándose de las oportunidades del entorno y eliminando sus amenazas.
• Planificación interactiva. Se basa en la creencia de que el futuro puede ser controlable, por lo que la organización busca planificar un futuro determinado y lograrlo cuando este llegue.

Ventajas de la planificación

1. Apoyo a las demás funciones administrativas: organización, dirección y control.
2. Proyección de la organización hacia el futuro.
3. Facilita el éxito de la organización, si bien no lo garantiza.
4. Se introduce la racionalidad en la toma de decisiones.

Principios de la planificación

Ejercen como normas básicas de aplicación para facilitar y mejorar la toma de decisiones y las operaciones administrativas. Encontramos 5 principios esenciales para ello:

• Factibilidad, se define como todo plan debe estar operable tanto en objetivos como puesta en marcha. No es hábil elaborar planes demasiado complejos u optimistas que en la práctica sean imposibles de alcanzar.
• Objetividad, se define como el uso de datos reales en la preparación del plan, de modo que se disminuyan errores en su formulación.
• Cuantificable, se define como la expresión en términos cuantificables para facilitar su evaluación de la implantación.
• Flexibilidad, se define como un plan debe formularse con márgenes de error, para reconducir las actuaciones ante cualquier nueva situación.
• Unidad, se define como que todos los planes de la organización deben ser coherentes entre sí ayudando de forma equilibrada a trazar la visión, la misión y los objetivos de la organización.

Paradojas de la planificación

1. La precisión en los planes es aconsejable, pero demasiada exactitud puede llevar a situaciones irreales. Para mayor confianza en la previsión, es necesario que sea menos precisa.
2. La incertidumbre hace que la planificación sea importante para una organización, pero un incremento de incertidumbre hace que la planificación sea menos fiable. La planificación debe implicar los recursos necesarios para ejecutar las acciones deseadas, con el fin de controlar el máximo de las variables posibles, pero cuanto mayor sea la incertidumbre que rodea a la organización y volúmenes de producción, menor llegará a ser la capacidad de planificación para épocas futuras.
3. En la planificación procede un horizonte temporal a largo plazo, en cambio, debe establecer un marco de actuación y no describir cada una de las acciones, al fin de no perder flexibilidad.
4. Con la planificación se intenta buscar una seguridad organizacional en el largo plazo, lo cual debe ser compatible al mismo tiempo con la búsqueda del crecimiento y con el máximo beneficio que pretenden los accionistas.

Niveles de la planificación

Son los directivos los que deben establecer puntos de partida que fijen unas premisas de actuación, que son llamados misión y visión. Estos son los primeros planes que se van a desarrollar, dan lugar a lo que va a ser la organización y hacia donde se quiere dirigir. Una vez fijada la misión y fijada la visión de la organización, puede llevarse a cabo la elaboración de los planes de la organización en dos niveles: estratégicos y operativo. Las características de estos niveles están por el horizonte temporal que examinan, su alcance, su nivel de complicación y el efecto que provocan.

Visión se define como el enunciado deseado en el futuro para la organización, es la encargada para fijar el rumbo de la organización.

Misión es la razón de ser de la organización.

Planes estratégicos y planes operativos

Los planes estratégicos son aquellos que establecen los grandes objetivos y líneas de acción de la organización. Se concentran en el futuro de la organización, e integran las demandas del ambiente externo y los recursos internos con las acciones que los administradores llevan a cabo para conseguir los objetivos que la organización desea conseguir a largo plazo.

El proceso de la planificación estratégica consiste en definir la misión y los objetivos de la organización a partir de las oportunidades y amenazas del ambiente. Determinan una extensión a largo-medio plazo. Es la alta dirección sobre la cual recae la responsabilidad de establecerlos, apoyada en trabajadores de otros niveles.

Los planes operativos son aquellos en el que las acciones y metas específicas para unidades pequeñas de la organización, van a delimitar cómo serán implantados los planes estratégicos mediante actividades diarias, es decir, son los encargados de instrumentalizar los planes estratégicos. Estos planes determinan las actividades y recursos que son necesarios para lograr cualquier tipo de objetivo. Como característica vemos que son los menos complejos y sus efectos directos no suelen influir más allá del departamento para el que se llevan a cabo. El horizonte temporal de estos planes es a corto plazo.

Las diferencias que hay entre ellos son las siguientes:

• Horizonte de tiempo. Estratégicos a largo plazo y los operativos a corto plazo.
• Alcance. Estratégicos (amplia gama de actividades de la organización) y operativos (alcance más estrecho y limitado).
• Complejidad. Estratégicos (suelen ser más generales y engañosamente simples) – operativos (complejos).
• Dependencia. Las metas y planes operativos deben ser un reflejo de las metas y planes estratégicos así como de la misión general.

Tipos de planes operativos

Los planes operativos vienen a derivarse de los planes estratégicos también pueden ser de una doble agrupación, según sea su propósito como para planificar actividades rutinarias o no rutinarias. La clasificación de estos planes en función de actividades rutinarias o no, encontramos los planes permanentes y planes de uso único.

Planes permanentes

Los planes permanentes son utilizados cuando las actividades de una organización se realizan de forma repetitiva, una sola decisión o un conjunto de decisiones puedan guiarlas apropiadamente. La ventaja que tienen es que una vez que están establecidos estos planes permiten a los administradores ahorrarse el tiempo empleado en la planificación y toma de decisiones. El inconveniente es que comprometen al administrador con decisiones anteriores que puede que no sean adecuadas. Es importante realizar una revisión periódica con el fin de garantizar su eficiencia.

Los tipos de planes que vamos a encontrar aquí principalmente son permanentes son las políticas, procedimientos y reglas.

• Las políticas son aquellas declaraciones explicitas (o no) que guían y orientan el pensamiento y la gestión en la toma de decisiones. Son orientaciones genéricas que detallan en líneas generales la trayectoria de acción a seguir cuando se presenta algún determinado inconveniente. Enuncian la filosofía directiva, sistema de valores y la cultura de la organización.

• Un procedimiento se considera como una descripción especificada para efectuar una secuencia de acciones que suceden habitualmente. Se intenta reducir al mínimo las posibilidades de fallo y, para ello, establecen con precisión el comportamiento a alcanzar.

A diferencia de las políticas, los procedimientos no admiten margen de autonomía a la persona que debe efectuar la toma de decisiones. Se utilizan para estandarizar la conducta.

• Las reglas son mandatos precisos que establecen la disposición, la actitud o el comportamiento que deben observarse en contextos específicos. Para diferenciar una regla ésta es rígida y estricta, y si no se cumple se debe sancionar, una política debe ser flexible y orientativa.

Planes de uso único

Los planes de uso único se desarrollan para ser utilizados solamente una vez, según sean las necesidades de una determinada situación que sea única la cual no se repetirá. Se crean en respuesta a las decisiones no programadas que toman los gerentes. Los fundamentales planes son los programas y los presupuestos.

• Un programa es aquel plan de acción orientado a la consecución de un objetivo específico para el que se detallan la secuencia de actividades, el tiempo necesario para desarrollarlas, así como los responsables de su ejecución y de los recursos a emplear. En ocasiones suelen gozar de cierto grado de autonomía e independencia en su elaboración.

• Un presupuesto es un documento expresado en términos económicos, financieros o no financieros, que muestra la asignación de recursos para llevar a cabo los planes y las actividades de la organización. Se suelen ser asociados a expresiones monetarias de asignaciones de recursos para horizontes de tiempo.

Proceso de planificación

Son un conjunto de etapas a través de las cuales la alta dirección pueda definir el rumbo y las directrices generales que habrán de regir la organización. Las etapas del proceso no son lineales ni unidireccionales, puesto que una organización debe analizar consecutivamente lo que está elaborado, y desear e intentar mejorarlo continuamente.

Fase 1. Percepción de la necesidad de planificar

El proceso de planificación comienza cuando los directivos aprecian la necesidad de llevarla a cabo. Es decir, cuando sucede un hecho, unos signos o unos presentimientos de que la situación mejorará en el caso de que en el pasado ya estuviera estado planificada.

Fase 2. Análisis del entorno

En esta fase la intención se centra en pretender conocer, con la mayor precisión o exactitud posible, las condiciones más relevantes que afectan a la organización. Para llevar a cabo este análisis, los directivos se valen de estudios, tanto internos como externos a la organización.

Fase 3. Establecer objetivos

La meta es el fundamento de la planificación, aquel resultado que deseamos conseguir, es por este motivo por el cual el principal inconveniente para los administradores a la hora de establecer los objetivos es fijar sus prioridades. Todo ello es necesario para que entre los diferentes objetivos se pueda establecer un orden temporal, son innumerables las campañas publicitarias que no tienen éxito por salir antes que el producto al que anuncian. Los directivos tienen dos tareas a ejecutar, las cuales se consideran fase intermedia, para el establecimiento de objetivos. Estas tareas son:

• Establecimiento de estándares. Se debe evaluar donde está la organización y plantear a qué lugar quiere llegar. Finalmente se pretende asegurar un estándar de medición para evaluar y poder corregir desviaciones.
• Evaluación de los recursos. Se evalúan los recursos disponibles en la organización, y los que se van a requerir.

Fase 4. Desarrollo de planes

Seguidamente, los planes de acción son desarrollados por los directivos, que son aquellas órdenes de puesta en marcha que todos utilizan para alcanzar los objetivos establecidos. Existen dos factores fundamentales para la adecuación de estos planes, por un lado tenemos la secuencia y los tiempos, y por otro lado la responsabilidad. La secuencia y los tiempos fijarán las acciones o los pasos específicos que se deben realizar. Al mismo tiempo, la responsabilidad se debe conceder a una persona, para saber quién será el encargado, esto hará que se facilite la coordinación de cada una de las actividades.

Fase 5. Implantación de los planes

Cuando el plan ya ha sido creado, es el momento de su puesta en marcha. Podrá influir en los resultados finales alcanzados, la forma en la que se establezcan cada uno de los planes. Será por este motivo por lo que esta etapa del proceso es, si cabe, la más significativa. Los directivos y los responsables efectúan dos tareas para llevarla a cabo: la verificación de la implantación y el ajuste en tiempo real.

La verificación es el proceso por el cual se supervisa del progreso del plan, mientras que el ajuste en tiempo real puede adaptar cada plan al ambiente dinámico que rodea cada organización. A medida que el ambiente cambia, se debe de reevaluar un objetivo que originalmente fue aceptable, pero que sin embargo podría volverse irreal o demasiado fácil de alcanzar.

Fase 6. Control de los resultados

Por último, nos encontramos con la fase del proceso de planificación consiste en el contraste de los resultados por el cual verificamos que se obtienen los resultados deseados. Para las revisiones sobre los resultados temporales que se estén alcanzando se deben complementar con la elaboración de planes auxiliares, estos se deben formular para que se facilite una solución viable ante la posible circunstancia de que algún recurso falle o se dé una situación no deseada.

Técnicas de ayuda a la planificación

No encontramos con diversas técnicas que facilitan y ayudan al proceso de planificación, interviniendo tanto en la recopilación de datos como a la simplificación del complicado proceso de la planificación a través del estudio futuro de la organización. Consiste en técnicas que procesan información con el fin de producir nueva información. Estos mecanismos dependen de opiniones y de la especulación creativa.

A través de estas técnicas, las organizaciones buscan la simplificación de cada una de las complicaciones a las que se enfrentan, además de construir una forma para resolver lo que pueda suceder.

• Arboles de decisión: modelos que representa las alternativas de decisión y los hechos que pueden afectar a cada una de ellas.
• Grafica de Gantt: herramienta grafica que muestra el tiempo dedicado a cada actividad a lo largo del tiempo.
• Análisis de series temporales: estudio de datos en intervalos de tiempo.

Bibliografía

Albacete Sáez et al (2012), Dirección y administración de empresas: material didáctico, Granada: Godel.

Sánchez Vizcaíno et al (2011), Administración de Empresas, Madrid: Pirámide.