Planificacion
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La planificación. Definición y conceptos
La planificación es el proceso de establecimiento de objetivos o resultados a alcanzar, de los medios para obtenerlos y del plazo temporal en el que deben de ser realizados. La planificación se materializa en los planes. Un plan es una guía que establece a que situación se deberá llegar, lo que debe hacerse para alcanzarla y los resultados que se aplicaran en ese esfuerzo.
Además, un plan eficaz también debe presentar una previsión de los medios de control de consumo de los recursos para asegurar que se alcancen los objetivos. De esta manera, los componentes fundamentales de los planes son: objetivos, acciones y medios de control.
- Los objetivos y metas son los resultados deseados a alcanzar, son propósitos, fines o estados futuros deseados por las organizaciones.
- Las acciones son los medios o actividades específicas planificadas para lograr los objetivos. Estas plantean el cómo se han de alcanzar los fines.
- El control se refiere a la implantación de sistemas que detecten las desviaciones que se produzcan respecto a lo planificado.
Actitudes con respecto la planificación
Existen distintas perspectivas para llevar a cabo la planificación, dependiendo de la orientación que se le quiera dar a la misma. De esta manera podrá hablarse de:
- Planificación reactiva. Con este tipo se intenta recuperar una situación anterior ante un determinado cambio o perturbación. Se beneficia de las experiencias vividas.
- Planificación inactiva. Se intenta actuar para que todo sigua igual, evitando los cambios y, en épocas de crisis, se intenta eliminar la amenaza y no su causa.
- Planificación proactiva. Busca pronosticar el futuro y conseguir que la organización esté preparada para hacer frente al mismo, aprovechando las oportunidades del entorno y eliminando sus amenazas.
- Planificación interactiva. Se basa en la creencia de que el futuro es controlable, por lo que la organización busca planificar un determinado futuro y conseguir llegar al mismo.
Ventajas de la planificación
- Apoyo a las demás funciones administrativas: organización, dirección y control.
- Proyección de la organización hacia el futuro.
- Facilita el éxito de la organización, si bien no lo garantiza.
- Se introduce la racionalidad en la toma de decisiones.
Principios de la planificación
Actúan como normas básicas de aplicación para facilitar y optimizar la toma de decisiones y las acciones administrativas. Se rige por 5 principios fundamentales:
- Factibilidad, todo plan debe ser realizable tanto en objetivos como puesta en marcha. No es práctico elaborar planes demasiado complejos u optimistas que en la práctica sean imposibles de alcanzar.
- Objetividad, utilización de datos reales en la elaboración del plan, de modo que se minimice errores en su formulación.
- Cuantificable, expresión en términos cuantificables para facilitar su evaluación de la implantación.
- Flexibilidad, un plan debe formularse con márgenes de error, para reconducir las actuaciones ante cualquier nueva situación.
- Unidad, todos los planes de la organización deben ser coherentes entre sí contribuyendo de forma equilibrada a trazar la visión, la misión y los objetivos de la organización.
Paradojas de la planificación
- La precisión es los planes es aconsejable, pero demasiada exactitud lleva a situaciones irreales. Cuanto menos precisa sea una previsión, más confianza se puede depositar en ella.
- La incertidumbre hace que la planificación sea importante para una organización, pero una elevada incertidumbre hace que la planificación sea menos fiable. La planificación debe comprometer los recursos necesarios para ejecutar las acciones deseadas, con el fin de controlar todas las variables posibles, pero cuanto mayor sea la incertidumbre que rodea a la organización y volúmenes de producción, menor será la capacidad de planificación para periodos futuros.
- La planificación tiene un horizonte a largo plazo, sin embargo, debe establecer un marco de actuación y no detallar cada una de las acciones, al objeto de no perder flexibilidad.
- Con la planificación se busca una estabilidad organizacional en el largo plazo, lo cual debe ser compatible al mismo tiempo con la búsqueda del crecimiento y del máximo beneficio que persiguen los accionistas.
Niveles de la planificación
Los directivos deben establecer puntos de partida que fijen unas premisas de actuación, denominados misión y visión. Estos son los primeros planes a desarrollar, constituyen lo que va a ser la organización y hacia donde se quiere dirigir. Una vez establecida la misión y fijada la visión de la organización, puede procederse a la elaboración de los planes de la organización en dos niveles: estratégicos y operativo. Estos dos niveles están caracterizados por el horizonte temporal que contemplan, su alcance, su nivel de complejidad y el efecto que producen.
Visión es el enunciado deseado en el futuro para la organización, es la encargada de fijar el rumbo de la organización.
Misión es la razón de ser de la organización.
Planes estratégicos y planes operativos
Los planes estratégicos son los que establecen los grandes objetivos y líneas de acción de la organización. Se centran en el futuro de la organización, e integran las demandas del ambiente externo y los recursos internos con las acciones que los administradores realizan para alcanzar los objetivos que la organización se propone a largo plazo.
La planificación estrategica es el proceso de definir la misión y los objetivos de la organización a partir de las oportunidades y amenazas del ambiente. Delimitan una extensión a largo-medio plazo. La responsabilidad de establecerlos recae sobre la alta dirección, apoyada en trabajadores de otros niveles.
Los planes operativos son acciones y metas específicas para unidades pequeñas de la organización. Estos planes especifican las actividades y recursos que son necesarios para alcanzar cualquier tipo de objetivo. Son los menos complejos y sus efectos directos no suelen incidir más allá del departamento para el que se desarrollan. Su horizonte temporal es a corto plazo.
Tipos de planes operativos
Los planes operativos que se derivan de los planes estratégicos también pueden ser de una doble agrupación, según sirvan para planificar actividades rutinarias o no rutinarias. Podemos encontrar planes permanentes y planes de uso único.
Planes permanentes
Los planes permanentes se utilizan cuando las actividades de una organización se repiten varias veces, una sola decisión o un conjunto de decisiones puedan guiarlas adecuadamente. Una vez establecidos estos planes permiten a los administradores ahorrarse el tiempo empleado en la planificación y toma de decisiones.
Los tipos principales de planes permanentes son las políticas, procedimientos y reglas.
Las políticas son declaraciones explicitas (o no) que guían y orientan el pensamiento y la acción en la toma de decisiones. Son orientaciones genéricas que definen en líneas generales el curso de acción a seguir cuando se presenta algún determinado problema. Expresan la filosofía directiva, sistema de valores y la cultura de la organización.
Un procedimiento es una descripción detallada para realizar una secuencia de acciones que ocurren periódicamente. Tratan de reducir al mínimo las posibilidades de error y, por ello, definen con precisión el comportamiento a seguir. Al contrario que las políticas, los procedimientos no permiten margen de autonomía a la persona que debe realizar la toma de decisiones. Sirven para estandarizar la conducta.
Las reglas se consideran mandatos precisos que determinan la disposición, la actitud o el comportamiento que deben observarse en situaciones especificas. Mientras que una regla es rígida y estricta, y si no se cumple se debe sancionar, una política debe ser flexible y orientativa.
Planes de uso único
Los planes de uso único se elaboran para ser utilizados una sola vez, según las necesidades de una determinada situación que es única. Los principales planes son los programas y los presupuestos.
Un programa es un plan de acción encaminado a la consecución de un objetivo específico en el que se detallan la secuencia de actividades, el tiempo requerido para efectuarlas, así como los responsables de su ejecución y de los recursos a emplear. Suelen gozar de cierto grado de autonomía e independencia en su realización.
Un presupuesto es un documento expresado en términos económicos, financieros o no financieros, que muestra la asignación de recursos para llevar a cabo los planes y las actividades de la organización. Se suelen asociar a expresiones monetarias de asignaciones de recursos para periodos de tiempo.
Proceso de planificación
Es la serie de etapas a través de las cuales la alta dirección definir el rumbo y las directrices generales que habrán de regir la organización. Las etapas del proceso no son lineales ni unidireccionales, ya que una organización debe analizar continuamente lo que está realizado, e intentar mejorarlo continuamente.
Fase 1. Percepción de la necesidad de planificar
El proceso de planificación arranca cuando los directivos perciben la necesidad de llevarla a cabo. Es decir, cuando sucede un hecho, unos signos o unos presentimientos de que la situación mejorará en el caso de estar planificada con anterioridad.
Fase 2. Análisis del entorno
La intención de esta fase se centra en intentar conocer, con la mayor precisión posible, las condiciones más relevantes que afectan a la organización. Para tal análisis, los directivos se valen de estudios, tanto internos a la organización como externos a ella.
Fase 3. Establecer objetivos
El fundamento de la planificación es la meta, el resultado que se desea conseguir, es por esto por lo que el principal problema para los administradores a la hora de establecer los objetivos es determinar sus prioridades. Esto es necesario para que entre los distintos objetivos se pueda establecer un orden temporal, son incontables las campañas publicitarias que fracasan por salir antes que el producto al que anuncian. Para el establecimiento de objetivos, los directivos tienen dos tareas a realizar que se pueden considerar una fase intermedia. Estas tareas son:
- Establecimiento de estándares. Hay que evaluar donde está la organización y plantear a que lugar desea llegar. Con esto se asegura un estándar de medición para evaluar y poder corregir desviaciones.
- Evaluación de los recursos. Hay que evaluar los recursos disponibles en la organización, y los que se van a necesitar.
Fase 4. Desarrollo de planes
A continuación, los directivos deben desarrollar los planes de acción, que son las órdenes de puesta en marcha que todos utilizan para lograr los objetivos establecidos. Para la adecuación de estos planes existen dos factores fundamentales, la secuencia y los tiempos, y la responsabilidad. La secuencia y los tiempos establecerán las acciones o los pasos específicos que se deben realizar. A su vez, la responsabilidad se debe otorgar a una persona, para saber quién es el encargado, lo que facilitará la coordinación de cada una de las actividades.
Fase 5. Implantación de los planes
Una vez creados el plan, es la hora de su puesta en marcha. La manera en la que se implanten cada uno de los planes puede influir en los resultados finales alcanzados. Es por ellos por lo que esta etapa del proceso es, si cabe, la más importante. Para llevarla a cabo, los directivos y los responsables de cada departamento realizan dos tareas: la verificación de la implantación y el ajuste en tiempo real.
La verificación consiste en la supervisión del progreso del plan, mientras que el ajuste en tiempo real permite adaptar cada plan al ambiente dinámico que rodea cada organización. A medida que el ambiente cambia, un objetivo que originalmente fue aceptable podría tornarse irreal o demasiado fácil de lograr, por lo que debe de ser reevaluado.
Fase 6. Control de los resultados
La última fase del proceso de planificación consiste en el contraste de los resultados para verificar que están obteniendo los resultados deseados. Las revisiones sobre los resultados temporales que se vayan obteniendo se deben complementar con la preparación de planes auxiliares, que se deben formular para poder facilitar una solución viable a la posible situación de que algún recurso falle o se dé una situación inesperada.
Técnicas de ayuda a la planificación
Existen diversas técnicas que facilitan el proceso de planificación, ayudando tanto a la recopilación de taos como a la simplificación del complejo proceso de la planificación a través del estudio futuro de la organización. Se trata de técnicas que procesan información para producir nueva información. Son mecanismos que dependen de opiniones y de la especulación creativa.
Con estas técnicas, las organizaciones buscan la simplificación de cada unos de los problemas a los que se enfrentan, además de establecer una forma para resolver lo que pueda acontecer.
- Arboles de decisión: modelos que representa las alternativas de decisión y los hechos que pueden afectar a cada una de ellas.
- Grafica de Gantt: herramienta grafica que muestra el tiempo dedicado a cada actividad a lo largo del tiempo.
- Análisis de series temporales: estudio de datos en intervalos de tiempo.
Bibliografía
Albacete Sáez et al (2012), Dirección y administración de empresas: material didáctico, Granada: Godel.
Sánchez Vizcaíno et al (2011), Administración de Empresas, Madrid: Pirámide.
